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晋中职业技术学院:无纸化办公为管理提效赋能

当前,智慧校园建设如火如荼,各类学校几乎都参与其中。高职院校也在积极推进智慧校园建设,促进信息技术与学校管理、教学的深度融合,助力教育教学、管理和服务的改革发展,从而有效提高人才培养质量和办学水平。教育信息化是顺应教育发展环境的必然选择,这场信息化时代的教育变革已在高职院校掀起一股浪潮。

探寻学院信息化变革之路

在山西就有一所这样的院校,它是山西省首批示范性高等职业院校,山西省优质高等职业院校建设单位,全国高等职业院校创新发明教育基地。在2019年中国高等教育学会发布的《中国高校创新人才培养暨学科竞赛评估结果》中,它在全国高职院校中排名第169位,在山西省高职院校中排名第4位,入选亚太职业院校影响力50强。学院师资力量雄厚,设有7个二级学院53个高职专业,形成了10个专业集群,现有教职工800余名,在校生近万名,高职招生连续多年名列全省同类院校前茅。

它就是晋中职业技术学院


随着信息技术以及学院规模的快速发展,传统的办公模式已不能满足晋中职业技术学院的日常办公和管理应用需求。通过智慧校园建设为抓手来推进学院信息化建设,提高教职工的工作效率,实现学院管理和教学信息化、办公无纸化是迫在眉睫的事情。因此,智慧校园建设与应用成了晋中职业技术学院内涵发展和创新的重要任务。

2017年,晋中职业技术学院全面规划智慧校园建设方案,将智慧校园建设定位为学院未来发展的蓝图,并成立由院长为组长的智慧校园建设领导小组。以建设中国特色高水平高职院校为目标,以服务学校管理、教育教学、学生学习为重点,晋中职业技术学院希望通过建设智慧校园,为学生搭建个性化学习、终身学习、泛在学习的平台,为教师搭建一个良好的信息化教学环境,引领职业教育快速发展,开创学院信息化建设新局面,加速教育信息化变革发展之路。

结合学院管理和教学需求,晋中职业技术学院与依能携手共建了一套整合集成、融入了科学管理和教育教学质量保障的方法和工具的智慧校园平台。以业务流程为主线,以新一代信息技术为支撑,开启了新一代信息化办公模式。将企业级的效率工具如工作任务、协作项目、信息化看板、出差管理、流程管理、即时通信等应用到学院日常管理和业务工作中,为教职工工作增效,为干部决策和管理赋能,帮助学院提升全员工作效率和管理水平。


智慧校园为学院无纸化办公赋能

1.实名沟通更安全,移动办公更便捷

保护信息安全,简化办公模式,提高工作效率,是晋中职业技术学院教职工的基本诉求。教职工通过学院内部即时通信工具Messenger实名交流,避免了非授权打扰以及匿名通信带来的问题,实现学院内部信息共享和交换,安全、高效。同时,Messenger与学院智慧校园平台业务应用模块深度整合,PC、手机端均可支持,实现便捷信息化办公,如日常沟通、联系人查看、通知查看、待办处理、消息提醒。教职工还可以在手机上随时进行课堂考勤、课表查看、任务交办、工作报告、流程审批、听课巡课、薪酬查看、外勤签到,查看班级情况、成绩、课表等,实现随时随地办公和学习。

2.全流程无纸化,审批更高效

随着信息化建设的日益深入,部门间的信息沟通与协同工作越来越重要。如果不同机构、上下级部门沟通不畅容易导致办事效率低,将会严重影响学校日常管理。对于学院各部门工作中存在的一些需要逐级审核审批的事务、多部门协同,如公文流程办理、教职工请假、合同审批、公务接待等,晋中职业技术学院结合规章制度、实际情况,将学院过去一部分通过纸质签字审批的流程提取出来,通过表单流程协作,灵活定制表单样式及流程,实现了学院无纸化办公,使得各种审批手续变得简单、快捷、规范,方便提取历史数据统计进行分析。

3.信息化看板,让管理看得见

在学院日常管理工作中,各业务部门存在很多需要向各级汇报数据的情形,如向院领导汇报各专业招生情况、学生毕业情况等。若老师进行人工统计将耗费大量时间和精力,且难以保证数据的即时性、准确性,若学院领导登录智慧校园平台自行查找,也会耗费一定时间。晋中职业技术学院通过信息化管理看板,将来自学院智慧校园平台各个应用系统的业务数据(教务教学、招生迎新、学生安全、学生行为、实习和就业、师资队伍建设等各个环节),通过电视看板或手机端将各级管理人员关注的重要信息自动、实时、直观呈现,发现问题及时解决。学校领导足不出门户,便可轻松掌握学校运营状况。


处在新时代,站在中国特色高水平高职院校建设的新起点,晋中职业技术学院将继续与时俱进,奋力前行,拥抱智能新时代,以教育信息化推动教育现代化,将学院建设成为特色鲜明、全省一流、全国知名的优质高等职业院校。